De kosten van een transportbedrijf starten

Eenmalige startkosten

Dit zijn de uitgaven die je doet voordat je de eerste kilometer rijdt. De bedragen wisselen sterk, dus vul ze in met offertes in plaats van met vuistregels.

• Opleiding en examen voor het vakdiploma ondernemer.
• Behandelkosten van de vergunningaanvraag bij de NIWO: € 255 voor een nieuwe Eurovergunning, € 130 voor een verlenging.
• € 27 per vergunningbewijs, het gewaarmerkte afschrift dat je per voertuig nodig hebt. Overbruggingsbewijzen kosten eveneens € 27 per bewijs.
• De Verklaring Omtrent het Gedrag voor de onderneming, de bestuurders of vennoten en de vervoersmanager.
• Inschrijving bij de KvK.
• Aanschaf of eerste leasetermijn van je voertuig, plus eventuele opbouw, laadklep of koeling.
• Kentekenwijziging, een bestuurderskaart voor de tachograaf, ladingzekeringsmateriaal, pompwagen en gordels.
• Een tolkastje met een contract bij een aanbieder, verplicht voor voertuigen die onder de vrachtwagenheffing vallen.
• Bedrijfsnaam, website en basisadministratie.

De NIWO brengt voor haar wettelijke taken geen btw in rekening. De aanvraag wordt pas in behandeling genomen nadat je de behandelkosten hebt betaald, en die kosten worden niet gerestitueerd als de aanvraag wordt afgewezen. Er is geen spoedprocedure: aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst.

Deze kostenposten horen bij de stappen uit het stappenplan om een transportbedrijf te starten. Twee posten bepalen het grootste deel van je startbedrag: het aan te tonen eigen vermogen bij kredietwaardigheid en je keuze bij een vrachtwagen aanschaffen.

Het kapitaal dat je moet kunnen aantonen

Bovenop je startkosten moet je eigen vermogen kunnen aantonen. Dat is geen geld dat je uitgeeft, maar vermogen dat aantoonbaar in de onderneming zit; de rekensom en de manier waarop je het aantoont staan op de pagina over kredietwaardigheid.

Vaste lasten per maand

Vaste lasten zijn de gevaarlijkste post voor een starter, omdat ze doorlopen als je voertuig stilstaat wegens ziekte, storing of gebrek aan werk.

• Afschrijving of leasetermijn van het voertuig.
• Motorrijtuigenbelasting: voor vrachtwagens tot 12.000 kg is die verdwenen en voor 12.000 kg en zwaarder verlaagd naar het Europese minimum, met van 1 juli 2026 tot 1 januari 2027 tijdelijk een nihiltarief, sinds de invoering van de vrachtwagenheffing op 1 juli 2026. Het Eurovignet voor Nederland is gestopt.
• De halfjaarlijkse NIWO-heffing van € 12,90 per vergunningbewijs, dus € 25,80 per voertuig per jaar.
• Het abonnement bij de aanbieder van je tolkastje.
• Verzekeringen: WA, casco, goederentransportverzekering, aansprakelijkheid en arbeidsongeschiktheid. Zie verzekeringen.
• Vaste kosten voor planning- en administratiesoftware, telefoon en boekhouder.
• Eventuele stallingskosten en abonnementen op vrachtuitwisselingsplatforms.
• Loonkosten van chauffeurs, inclusief werkgeverslasten, verlof en doorbetaling bij ziekte.

Variabele kosten per kilometer

Brandstof of laadstroom is meestal de grootste variabele post, gevolgd door banden, onderhoud en reparatie. Reken ook met tol, veerdiensten en parkeerkosten op internationale ritten, en met de kosten van een leegrit terug. Rijd je met personeel over de grens, houd dan rekening met de detacheringsregels en de terugkeer van de chauffeur uit het Mobility Package. Wie alleen de heenrit calculeert, rekent zichzelf structureel arm.

Vrachtwagenheffing als aparte post

Sinds 1 juli 2026 betaal je met een vrachtwagen boven 3.500 kg technische maximummassa per gereden kilometer op bijna alle snelwegen en op een deel van de provinciale en gemeentelijke wegen. Het tarief hangt af van gewicht, CO2-emissieklasse en Euro-emissieklasse. Boven 32.000 kg liep het bij de start van € 0,201 per kilometer voor Euro 6 in CO2-emissieklasse 1 tot € 0,038 in klasse 5; van 1 september tot en met 31 december 2026 geldt een tijdelijke korting van 22,3 procent, waarmee die twee bedragen op € 0,156 en € 0,030 uitkomen. Zet deze post apart in je calculatie; de volledige tarieventabel staat op de pagina over de vrachtwagenheffing.

Rekenvoorbeeld met een Euro 6-trekker van meer dan 32.000 kg in CO2-emissieklasse 1, tegen het startbedrag van € 0,201: rijd je 80.000 heffingskilometers per jaar, dan reken je 80.000 × € 0,201 = € 16.080 per jaar. Bij 120.000 kilometer wordt dat 120.000 × € 0,201 = € 24.120 per jaar. Reken voor je businessplan met dit startbedrag en niet met het gekorte bedrag van € 0,156, want de korting loopt op 31 december 2026 af en de voorgenomen bedragen voor 2027 liggen iets hoger. Het werkelijke bedrag hangt af van het gewicht en de emissieklasse van je voertuig, en van het aandeel van je kilometers dat op heffingsplichtige wegen valt. De tarieftabel staat op de pagina over de vrachtwagenheffing.

Werkkapitaal: de post die iedereen vergeet

In transport betaal je vooruit en word je achteraf betaald. Brandstof reken je direct af, salarissen betaal je maandelijks, maar veel opdrachtgevers hanteren een betaaltermijn van dertig tot zestig dagen. Dat gat moet je kunnen overbruggen. Reken voor jezelf uit hoeveel geld er in die periode uitgaat voordat de eerste factuur binnenkomt, en houd dat bedrag apart. Dit is voor veel starters de werkelijke reden om om te vallen, niet een tegenvallende omzet.

Maak van betaalafspraken een onderdeel van je onderhandeling, niet een bijzaak. Kortere termijnen, een voorschot bij grote opdrachten of een kredietverzekering op je grootste debiteur kosten iets, maar veel minder dan een liquiditeitstekort.

Waar je verstandig op bespaart, en waar niet

Besparen op materieelklasse kan: een goed onderhouden occasion met een reële restwaarde is voor een starter vaak logischer dan een nieuwe trekker met een hoge maandtermijn. Besparen op onderhoud, verzekering en administratie is bijna altijd duurder op termijn. Eén schade zonder dekking of één handhavingsactie op de rij- en rusttijden weegt zwaarder dan wat je met een goedkope polis of een uitgestelde beurt bespaart.